Vereinsbuchhaltung online mit Webling
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Was ist eine Vereinsbuchhaltung?
Die Vereinsbuchhaltung ist die Buchführung eines Vereins über seine Einnahmen, Ausgaben und sein Vermögen. Sie zeigt den Mitgliedern, was mit ihrem Geld geschieht, und ist die Grundlage für die Rechenschaft des Vorstands (§ 27 BGB). Der Schatzmeister führt sie im Auftrag des Vorstands, die Kassenprüfer prüfen den Kassenbericht, und die Mitgliederversammlung entlastet den Vorstand.
In vielen Vereinen besteht die Buchhaltung aus einer Excel-Datei, einem Ordner mit Quittungen und dem Online-Banking des Schatzmeisters. Jede Ablage stimmt für sich. Zwei Wochen vor der Mitgliederversammlung sucht trotzdem jemand den Beleg zu einer Buchung vom März.
Muss ein Verein eine Buchhaltung führen?
Jede Zahlung buchen
Kassenbericht für die Mitgliederversammlung
Kassenprüfer nach Satzung
Belege aufbewahren
Bereiche trennen bei Gemeinnützigkeit
Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder doppelte Buchhaltung: was braucht euer Verein?
Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
Jede Einnahme und jede Ausgabe steht in einer Liste, wie auf einem Kontoauszug.
Das zeigt sie
- wie viel Geld auf dem Girokonto und in der Barkasse liegt
- was der Verein eingenommen und ausgegeben hat
Doppelte Buchhaltung
Jeder Betrag steht auf zwei Konten, und am Jahresende entstehen daraus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung.
Das zeigt sie
- alles, was die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zeigt
- welche Mitglieder noch nicht bezahlt haben
- was Boote, Geräte und Vereinsheim wert sind
- ob eine Veranstaltung Gewinn oder Verlust gemacht hat
Welcher Kontenrahmen passt für einen Verein?
Aktiva
Was gehört dem Verein?
- Barkasse
- Girokonto
- Offene Mitgliedsbeiträge
- Sportgeräte und Inventar
Passiva
Was schuldet der Verein, und was bleibt ihm?
- Offene Rechnungen
- Darlehen
- Rücklagen
- Vereinsvermögen
Einnahmen
Woher kommt das Geld?
- Mitgliedsbeiträge
- Spenden
- Zuschüsse von Kommune und Verband
- Einnahmen aus Veranstaltungen
Ausgaben
Wofür gibt der Verein Geld aus?
- Miete und Hallennutzung
- Veranstaltungen
- Versicherungen und Verbandsabgaben
- Porto, Druck und Bürobedarf
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Worauf solltest du bei einer Buchhaltungssoftware für Vereine achten?
Ist die Buchhaltung mit der Mitgliederliste verbunden?
Ein allgemeines Buchhaltungsprogramm kennt keine Mitglieder. Die Beitragsrechnungen entstehen woanders, und der Schatzmeister überträgt jede Zahlung von Hand.
Bei Webling: Webling stellt die Beiträge aus der Mitgliederliste in Rechnung, und eine eingegangene Zahlung ist bereits verbucht. Wie das im Detail läuft, zeigt die Seite Rechnungen und Mitgliedsbeiträge.
Zieht die Software die Beiträge per SEPA-Lastschrift ein?
«Unser Kassierer war dann einen ganzen Monat damit beschäftigt, die eingehenden Überweisungen irgendwie den richtigen Personen zuzuordnen», schreibt ein Vorstandsmitglied eines Fischereivereins. Bei Überweisungen fehlt oft der Verwendungszweck.
Bei Webling: Webling zieht die Beiträge per SEPA-Lastschrift ein. Die Online-Bankanbindung holt die Kontoumsätze ab, und Webling gleicht die Zahlungen mit den offenen Rechnungen ab, siehe Bankanbindung.
Hängt der Beleg an der Buchung?
Liegen Quittungen in einem Ordner und Buchungen in einer Datei, fehlt bei der Kassenprüfung immer ein Stück.
Bei Webling: Quittung und Rechnung lädst du direkt zur Buchung hoch, E-Rechnungen liest Webling samt den eingebetteten Daten ein. Der Kassenprüfer öffnet die Buchung und sieht den Beleg daneben.
Zeichnet die Software jede Änderung auf?
Die GoBD verlangen, dass niemand eine Buchung so verändert, dass ihr ursprünglicher Inhalt verloren geht. Kassenprüfer und Finanzamt wollen sehen, wer was wann geändert hat.
Bei Webling: Webling speichert von jeder Buchung und jeder Rechnung die Originalversion und jede spätere Änderung, auch Löschungen. Die Liste liegt im Archiv der Buchhaltung, das du nach jedem Jahresabschluss herunterlädst.
Können Vorsitz und Kassenprüfer lesen, ohne zu ändern?
Sieht nur der Schatzmeister die Buchhaltung, fällt ein Fehlbetrag erst bei der Kassenprüfung auf oder gar nicht.
Bei Webling: Vorsitz und Kassenprüfer bekommen Lesezugriff auf die Buchhaltung. Jedes Abo enthält unbegrenzt viele Benutzer:innen, auch für die Kassenprüfung.
Kann die Steuerberatung mit den Daten arbeiten?
Die Steuerberatung arbeitet mit DATEV. Fehlt der Export, tippt sie die Buchungen ein zweites Mal ab.
Bei Webling: Am Jahresende übergibst du den DATEV-Export, wahlweise nach SKR 03, SKR 04 oder SKR 42. Die Umsatzsteuer wertet Webling pro Quartal und Steuersatz aus.
Erstellt die Software Spendenbescheinigungen?
Spender brauchen für ihre Steuererklärung eine Zuwendungsbestätigung des Vereins. Bei vielen Spendern stapeln sich am Jahresende die Serienbriefe.
Bei Webling: Webling erstellt die Spendenbescheinigung für Spender in Deutschland, auf Wunsch als Sammelbestätigung und mit der Unterschrift als Bild.
Lassen sich Abteilungen und Sphären getrennt auswerten?
Die Fussballabteilung soll ihre eigene Auswertung haben, und das Sommerfest gehört in den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb.
Bei Webling: Kostenstellen trennen Abteilungen, Veranstaltungen und Sphären. Für Abteilungen mit eigener Kasse führst du mehrere getrennte Buchhaltungen im selben Webling, ab Webling 500 sind es zehn.
Kommst du jederzeit an alle Zahlen?
Wechselt der Verein später die Software, braucht er Buchungen, Belege und Berichte vollständig.
Bei Webling: Das Archiv der Buchhaltung enthält die Auswertungen, alle Buchungen, die Belege, die Rechnungs-PDFs und die Änderungsliste in einer ZIP-Datei.
Was kostet eine Buchhaltungssoftware für Vereine?
Ein Sportverein mit 180 Mitgliedern braucht Webling 250 und zahlt 310.80 EUR im Jahr, also 1.73 EUR pro Mitglied.
In der kostenlosen Version bis 50 Mitglieder gibt es sie nur als Testversion. Unbegrenzt viele Benutzer:innen sind in jedem Abo dabei, auch für Vorsitz und Kassenprüfer.
Wie läuft ein Buchhaltungsjahr in Webling ab?
Kontenrahmen und Eröffnung
Du wählst einen Kontenrahmen, etwa SKR 42 oder den Kontenrahmen des DSB, und passt ihn an. Nach dem Jahresabschluss übernimmt Webling die Schlussbestände als Anfangsbestände ins neue Jahr.Beiträge einziehen
Webling berechnet den Beitrag aus den Mitgliederdaten und zieht ihn per SEPA-Lastschrift ein. Wer lieber überweist, bekommt die Rechnung per E-Mail oder Post.Belege laufend erfassen
Eine Ausgabe buchst du mit Betrag, Konto und Beleg. Bei schwierigen Fällen wie Rechnungsabgrenzungen führt dich der Buchungsassistent.Kontoumsätze abgleichen
Die Online-Bankanbindung holt die Umsätze ab, und Webling ordnet sie den offenen Rechnungen zu. Wer noch nicht bezahlt hat, bekommt aus der Rechnungsliste eine Mahnung.Jahresabschluss
Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung erstellst du mit wenigen Schritten, auf Wunsch mit dem Vorjahr daneben. Danach schliesst du die Buchungsperiode, lädst das Archiv herunter und übergibst den DATEV-Export.Kassenprüfung und Mitgliederversammlung
Die Kassenprüfer prüfen mit Lesezugriff direkt in Webling. Den Kassenbericht exportierst du als PDF für die Mitgliederversammlung.
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Was macht der Kassenwart im Verein?
Beiträge einziehen
Rechnungen bezahlen
Laufend buchen
Spenden bestätigen
Kassenbericht vorlegen
Finanzamt im Blick behalten
Wie übergibt der Schatzmeister die Buchhaltung?
«Die Kassenwartin hat ihr Amt niedergelegt und weigert sich die Kassenunterlagen zur Verfügung zu stellen.»
Die Unterlagen liegen beim Verein
Die Änderungsliste zeigt den Weg
Rechte statt Passwörter
Ein kurzes Übergabeprotokoll
Rechtliche Grundlagen der Vereinsbuchhaltung in Deutschland und Österreich
Rechenschaft (§ 27 Abs. 3 mit §§ 666 und 259 BGB)
Bilanzpflicht (§ 141 AO)
Sphären bei Gemeinnützigkeit
Aufbewahrung (§ 147 AO)
Österreich (§§ 21 und 22 VerG)
Wer führt seine Buchhaltung mit Webling?
Rund 9000 Vereine arbeiten mit Webling, vom kleinen Förderverein bis zum Verband mit mehreren Abteilungen. Stimmen von Vereinen findest du bei den Referenzen.
Entwickelt wird Webling seit 2008 vom selben Team in Winterthur. Der Support beantwortet deine Fragen zur Buchhaltung an Werktagen per E-Mail, ohne Aufpreis.