Mitgliedsbeiträge per Lastschrift oder Überweisung
Webling berechnet den Beitrag aus den Mitgliederdaten. Aus denselben Rechnungen erstellst du die SEPA-Lastschrift für deine Bank oder verschickst sie mit GiroCode zum Überweisen.
Jetzt testenJede Zahlung landet bei der Rechnung des Mitglieds.
Die meisten Mitglieder zahlen per Lastschrift, ein paar überweisen, manche ohne Verwendungszweck. Nach dem Einzug liegt eine Sammelzahlung auf dem Konto und daneben ein Stapel Einzelzahlungen, die jemand von Hand zuordnet. Bei der Sammelzahlung wählst du in Webling die Rechnungen aus, zu jeder Überweisung schlägt Webling die passende vor.
Webling berechnet den Betrag aus den Mitgliederdaten
Webling berechnet den Betrag aus den Mitgliederdaten: aus der Gruppenzugehörigkeit, dem Lizenzstatus oder der Trainingsteilnahme. Du legst die Sätze einmal fest, danach stellt Webling allen Mitgliedern in einem Durchgang Rechnung.
SEPA-Lastschrift per Knopfdruck
Webling erstellt aus den Rechnungen die SEPA-Datei, und du lädst sie im Online-Banking hoch. Die Rechnung dazu geht als Serien-Mail mit persönlicher Anrede raus, oder du gestaltest sie im eigenen Serienbrief-Editor.
Sammelzahlungen ohne Aufteilen von Hand
Ein Lastschrifteinzug trifft als eine Sammelzahlung auf dem Konto ein. Du wählst die eingezogenen Rechnungen dazu aus, und Webling schliesst sie in einem Schritt ab. Die Umsätze holt auf Wunsch die Online-Bankanbindung.
Du siehst, wer noch nicht bezahlt hat
In der Rechnungsliste steht zu jedem Mitglied, ob die Rechnung offen, teilweise bezahlt oder bezahlt ist. Den säumigen Mitgliedern schickst du aus der Liste heraus eine Mahnung.
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Webling berechnet den Beitrag aus den Mitgliederdaten
Den Beitragssatz legst du einmal fest, je nach Gruppe, Lizenzstatus oder Trainingsteilnahme. Danach stellst du den Jahresbeitrag allen Mitgliedern in einem Durchgang in Rechnung. Wechselt ein Jugendlicher zu den Aktiven, steht auf seiner nächsten Rechnung der Aktivbeitrag, ohne dass du etwas nachträgst.
Beitrag nach Gruppe, Lizenzstatus oder Trainingsteilnahme
Serienrechnung für eine Gruppe, eine gespeicherte Suche oder den ganzen Verein
Mehrere Positionen auf einer Rechnung, etwa Beitrag plus Kursgebühr
Einzelne Mitglieder mit abweichendem Betrag oder Ehrenmitgliedschaft
Dieselbe Rechnung für Postfach und Briefkasten
Die Vorlage gestaltest du einmal, mit Logo, Farben und eigenen Texten, und die Rechnung sieht aus wie das Briefpapier deines Vereins. Platzhalter setzen für jedes Mitglied Anrede, Vorname oder ein anderes Feld aus den Mitgliederdaten ein. Danach geht jede Rechnung als Serien-Mail raus oder in den Druck für den Postversand.
Logo, Farben und Texte im Serienbrief-Editor gestalten
Platzhalter für Anrede, Name und weitere Mitgliederfelder
Dieselbe Vorlage für E-Mail und Postversand
SEPA-Lastschriften einziehen
Mit einem Mandat holst du den Beitrag vom Konto deines Mitglieds. Webling erstellt die SEPA-Datei und bildet die Mandatsreferenz aus der Mitglieder-ID. Zahlen die Eltern für ein minderjähriges Mitglied, steht ihr Name als Kontoinhaber in der Datei.
SEPA-Lastschriften für den ganzen Verein per Knopfdruck
IBAN beim Mitglied hinterlegen, Webling erzeugt die SEPA-Datei daraus
Datei im Online-Banking hochladen, die Bank zieht die Beiträge ein
Sammelbuchungen aus dem Lastschrifteinzug verbuchen
Beim Geldeingang hört das Aufteilen von Hand auf. Die Kontoumsätze holst du als Datei oder über die Online-Bankanbindung, und die Sammelzahlung aus dem Lastschrifteinzug verbuchst du auf die Rechnungen dahinter. Übrig bleiben die Mitglieder, denen du eine Mahnung schickst.
Bankdatei importieren oder Bank direkt anbinden
Sammelzahlung aus dem Lastschrifteinzug auf die einzelnen Rechnungen verbuchen
Jede Rechnung ist verbucht, die Buchhaltung stimmt ohne zweite Erfassung
Der GiroCode auf der Rechnung
Deine Mitglieder scannen den GiroCode im Online-Banking und tippen keine Kontodaten ab. Der Code trägt alle Zahlungsdaten der Rechnung.
GiroCode (EPC-QR) auf der Rechnung, mit allen Zahlungsdaten
Personalisierte Rechnung mit eigenem Vereinslogo
Keine abgetippten Kontodaten, keine Zahlendreher
Der Zahlschein für Österreich
Für Mitglieder in Österreich druckt Webling den Zahlschein gleich auf die Rechnung, auf Wunsch mit QR-Code für die Banking-App. Name, offener Betrag und die Rechnungsnummer im Zahlungszweck stehen schon drauf, und über die Nummer findest du die Zahlung später wieder. Ohne Betrag gedruckt, wird derselbe Zahlschein zum Spendenaufruf.
Zahlschein (Zahlungsanweisung, Erlagschein) im Format A4 hoch
Auf Wunsch mit QR-Code, deine Mitglieder scannen statt abzutippen
Name und offener Betrag kommen aus der Rechnung
Rechnungsnummer im Zahlungszweck, damit du die Zahlung zuordnen kannst
Position auf dem Blatt für deinen Drucker verschiebbar
Mahnungen gehen wie die Rechnungen raus
Wer nicht bezahlt hat, steht in der Rechnungsliste. Die Mahnung verschickst du von dort auf demselben Weg wie die Rechnung, als Serien-Mail oder gedruckt.
Offene Rechnungen als Empfängerliste
Mahnung per E-Mail, als Brief oder per SMS
Eigene Mahnungsvorlage, derselbe Versandweg wie die Rechnung
Spendenbescheinigungen aus den Rechnungen
Erfasst du eine Spende als Rechnung, hast du am Jahresende alle Spenderinnen und Spender mit ihren Beträgen beisammen. Daraus erstellt Webling die amtliche Spendenbescheinigung, ohne dass jemand die Beträge aus dem Kontoauszug zusammensucht.
Amtliche Spendenbescheinigung für Vereine in Deutschland
Auf Wunsch als Sammelbescheinigung pro Mitglied
Unterschrift als Bild auf der Bescheinigung
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Tipps von Vereinsexpert:innen zum Beitragseinzug
Unsere Vereinsexpert:innen unterstützen dich beim Beitragseinzug. Hier findest du ihre wichtigsten Tipps.
Räum die Mitgliederliste auf, bevor du die Rechnungen erstellst
Austritte per Jahresende und Eintritte aus dem Dezember entscheiden darüber, wer überhaupt eine Rechnung bekommt. Prüf dabei die E-Mail-Adressen, denn eine Rechnung an eine tote Adresse fällt dir sonst erst auf, wenn du mahnst.
Regle vorher, was Neumitglieder unter dem Jahr zahlen
Wer im Oktober eintritt, will selten den ganzen Jahresbeitrag zahlen. Leg einmal fest, ob es der volle, der halbe oder ein anteiliger Beitrag ist, sonst entscheidest du jeden Fall einzeln.
Verschicke die Beitragsrechnung früh im Jahr
Viele Vereine rechnen erst nach der Mitgliederversammlung ab. Wer den Beitrag stattdessen im Januar einzieht, hat das Geld auf dem Konto, bevor der Verein die ersten Rechnungen bezahlt, und muss vor der Versammlung nicht mehr mahnen.
Schreib auf die Rechnung, bis wann du das Geld brauchst
Eine Rechnung ohne Datum bleibt liegen. Nenn eine Frist. Wann du mahnst, legst du gleich mit fest. Was gilt, wenn jemand gar nicht zahlt, steht in eurer Satzung, und dort schaust du besser vor der Mitgliederversammlung nach als danach.
Erinnere zuerst, mahne danach
Wer nicht bezahlt hat, hat die Rechnung oft einfach vergessen. Schick zuerst eine freundliche Zahlungserinnerung. Die Mahnung bleibt für alle, die auch darauf nicht reagieren.
Häufige Fragen zu Rechnungen und Beiträgen
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